De aanschaf van een kantoorprinter of een kopieermachine is voor jouw kantoor of bedrijf een grote beslissing. Het is een beslissing die niet elke dag moet genomen worden, dus wil je er zeker van zijn dat je de juiste keuze maakt. De kantoorprinter moet helemaal aan jouw wensen voldoen. Er zijn een aantal veel voorkomende fouten die gemaakt worden bij het nemen van de beslissing om een zakelijke printer aan te schaffen. Wij proberen ze even op een rijtje te zetten zodat jullie weten waarop jullie moeten letten bij de aanschaf van dit belangrijke toestel

Een kleurtoestel of niet

Veel bedrijven vermijden de aankoop van een kleurencopier omdat kleur volgens hen veel te duur is. Als je de twee toestellen, zwart-wit en kleur, naast mekaar zet kan het inderdaad lijken dat het kleurtoestel veel duurder is. Maar je moet je ook eens afvragen wat het kost om al jouw kleurendrukwerk uit te besteden. Misschien zijn jullie op kantoor nog bezig met in kleur af te drukken met een kleine inktjet of laserprinter. Dit is enorm duur in het vervangen van de inktpatronen. Als dat inderdaad zo is, kun je bij de aankoop van een goede kantoorprinter of kopieerapparaat duizenden euro’s sparen en zal het toestel zich op lange termijn terugbetalen

Het contract goed begrijpen

Als je een toestel koopt moet jouw verkoper ervoor zorgen dat je alles wat in de garantie en het onderhoudscontract is opgenomen goed te begrijpen is. Je bent als snel drie tot vijf jaar gebonden aan een onderhoudscontract. Dit zijn vragen die je zeker moet stellen:

• Hoeveel exemplaren zijn er inbegrepen in het contract
• Wat is de prijs van de kopieën die boven dit aantal uitkomen
• Welk onderhoud is inbegrepen en wat niet. Wat is niet gedekt?
• Hoe snel werkt de service
• Hoe lang loopt het contract.

Wat de kantoorprinter zelf betreft moet je je zeker het volgende afvragen:

• Heeft hij alle functies die ik nodig heb?
• Print het kopieerapparaat de juiste formaten die ik wilt?
• Is het snel genoeg?
• Zal het toestel het aantal exemplaren aankunnen dat ik wil maken?

Leasen

Je kan ook een zakelijke printer leasen. Dit wordt meer en meer gedaan voor grotere toestellen, vooral om de kosten te spreiden i.p.v. over te gaan tot een dure aankoop. Ook dan moet je de voorwaarden van het contract goed doornemen. De contracten zijn meestal doorspek met juridisch jargon zodanig dat veel mensen de moeite niet doen om ze grondig te lezen wanneer ze een printer leasen. Je moet zeker dezelfde vragen stellen als bij een aankoop. Je moet de zekerheid hebben dat je over een nieuw toestel kan beschikken wanneer het leasetoestel voor langere tijd defect is. Consulteer in ieder geval ook jouw boekhouder. Die kan een vergelijkende financiële analyse maken tussen de aankoop van een printer of een printer leasen.